Sonderinformation: Neues Reisekostenrecht

1. Allgemein
Die Finanzverwaltung hat auf die sich fortentwickelnde Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs bezüglich der Reisekosten von Arbeitnehmern reagiert und in den Lohnsteuer-Richtlinien 2008 das steuerliche Reisekostenrecht neu geordnet. Die Reform der Richtlinien ist zum 01.01.2008 in Kraft getreten und betrifft Unternehmen, die ihren Arbeitnehmern Reisekosten erstatten.

2. Begriff der Reisekosten
In der Vergangenheit differenzierte die Finanzverwaltung die Reisetätigkeiten nach Dienstreise, Einsatzwechsel- und Fahrtätigkeiten. Diese Differenzierung ist seit dem 01.01.2008 aufgehoben. Die Finanzverwaltung hat die vorgenannte Differenzierung zwischen den Unterarten der Reisetätigkeiten ab dem Jahr 2008 aufgegeben und geht nunmehr von einem einheitlichen Begriff der beruflichen Auswärtstätigkeit aus. Die Höhe und Dauer des steuerfreien Reisekostenersatzes hängt deshalb auch nicht mehr davon ab, welche Art der beruflichen Auswärtstätigkeit der Arbeitnehmer durchführt. Nach der Definition in R 9.4 Abs. 1 LStR 2008 gilt: „Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen“. Im Fokus der Prüfung, ob Reisekosten vorliegen, steht also die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Ab dem 01.01.2008 gelten einheitliche Grundsätze für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen, Fahrt- und Übernachtungskosten.

3. Wegfall der Drei-Monats-Frist
Der Bundesfinanzhof hatte in seiner Rechtsprechung die Auffassung der Finanzverwaltung, wonach die auswärtige Tätigkeitsstätte durch bloßen Zeitablauf von drei Monaten zur weiteren regelmäßigen Arbeitsstätte des Arbeitnehmers wird, verworfen. Dem hat sich die Finanzverwaltung nunmehr angeschlossen und in R 9.4 Abs. 2 Satz 1 LStR 2008 den Begriff der „vorübergehenden Abwesenheit“ aufgenommen. Damit wurde die Grundlage für eine Neuregelung geschaffen, wonach auch bei längerfristigen Beschäftigungen an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte diese Tätigkeitsstätte nach Ablauf von drei Monaten nicht zur (neuen) regelmäßigen Arbeitsstätte des Arbeitnehmers wird. Lediglich für die Verpflegungsmehraufwendungen hält die Finanzverwaltung noch an der Drei-Monats-Regelung fest. Nach Ablauf von drei Monaten Tätigkeit an einer auswärtigen Beschäftigungsstelle können keine Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstattet werden.

4. Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte
Nach R 9.4 Abs. 3 Satz 1 LStR 2008 stellt den ortsgebundenen Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers seine regelmäßige Arbeitsstätte dar, unabhängig davon, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Maßgeblich ist folglich, dass der Arbeitnehmer einer ortsfesten und dauerhaften betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers zugeordnet wird und er diese mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht. Art und (zeitlicher) Umfang sowie Inhalte der an der regelmäßigen Arbeitsstätte ausgeübten Tätigkeit sind nicht mehr maßgebend.

Die Frage, wann die Tatbestandsvoraussetzung des „Aufsuchens des Betriebes mit einer gewissen Nachhaltigkeit“ vorliegt, wird durch die Vereinfachungsregelung nach R 9.4 Abs. 3 Satz 4 LStR 2008 beantwortet. Vom Vorliegen einer regelmäßigen Arbeitsstätte ist hiernach dann auszugehen, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer im Kalenderjahr durchschnittlich an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird.

Nach der neuen Rechtslage verhält es sich also so, dass es für das Vorliegen einer regelmäßigen Arbeitsstätte für einen Außendienstmitarbeiter bereits ausreicht, wenn dieser lediglich einmal in der Woche den Betrieb nur kurz aufsucht, um dort Weisungen oder betriebliche Unterlagen entgegenzunehmen. Ein ganztägiger Verbleib ist nicht erforderlich.

Der inhaltlich erheblich erweiterte Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte führt andererseits dazu, dass bisher keiner regelmäßigen Arbeitsstätte zuzuordnende Mitarbeiter nunmehr ebenfalls über eine regelmäßige Arbeitsstätte verfügen. Als Beispiel sei ein Bauleiter genannt, der ausschließlich auswärtige Baustellen betreut und höchstens für kurze Besprechungen einmal in der Woche ein bis zwei Stunden in der Betriebsstätte des Arbeitgebers verweilt. Trotz dieser nur kurzen Verweildauer begründet diese nach der neuen Richtlinienregelung das Vorhandensein einer regelmäßigen Arbeitsstätte mit der Folge, dass im Zusammenhang mit der Firmenwagenbesteuerung ab dem Jahre 2008 auch ein geldwerter Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte anzusetzen ist. Würde umgekehrt der Bauleiter nur alle zwei bis drei Wochen den Betrieb des Arbeitgebers aufsuchen, begründet dies nach neuer Rechtslage keine regelmäßige Arbeitsstätte mit der weiteren Folge, dass im Zusammenhang mit den Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb kein geldwerter Vorteil entstehen kann.

Die Vereinfachungsregelung stellt auf die durchschnittliche Zeitdauer von einem Arbeitstag je Arbeitswoche im Kalenderjahr ab. Unter Berücksichtigung der üblichen Urlaubswochen und sonstigen Fehlzeiten führt eine zusammenhängende Tätigkeit des Arbeitnehmers im Betrieb des Arbeitgebers von mehr als 46 Arbeitstagen in einem zeitlichen Zusammenhang folglich zur Begründung der regelmäßigen Arbeitsstätte, selbst wenn er im Anschluss die restliche Zeit des Kalenderjahres überhaupt nicht mehr an der Betriebsstätte des Arbeitgebers tätig wird.

Ein Arbeitnehmer kann auch mehrere regelmäßige Arbeitsstätten haben, so zum Beispiel der Bezirksdirektor einer Versicherung, der mehrere Filialen und Niederlassungen betreut. Hält sich der Bezirksdirektor in den von ihm betreuten Niederlassungen mit einer gewissen Nachhaltigkeit regelmäßig auf, zum Beispiel an ein bis zwei Tagen in der Niederlassung A und an zwei bis drei Tagen in der Niederlassung B, so stellen diese Niederlassungen seine regelmäßigen Arbeitsstätten dar. Ein steuerfreier Reisekostenersatz ist für ihn insoweit nicht möglich. Die Fahrten zwischen Wohnung und der jeweiligen Niederlassung stellen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dar.

Für die Frage nach dem Vorliegen der regelmäßigen Arbeitsstätte kommt es nicht darauf an, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Nach R 9.4 Abs. 3 Satz 1 LStR 2008 ist die regelmäßige Arbeitsstätte der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers unabhängig davon, ob es sich dabei um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Mitarbeiter eines Arbeitnehmerüberlassungsunternehmens (Zeitarbeitsunternehmen) unterhalten eine regelmäßige Arbeitsstätte dort, wo die jeweilige Tätigkeit des Arbeitnehmers auf Dauer angelegt ist. Für Berufskraftfahrer gilt, dass deren regelmäßige Arbeitsstätte der Betrieb des Arbeitgebers oder dessen betriebliche Einrichtung (Fuhrparkhof, Garagengebäude) darstellt.

5. Erstattungsfähige Reisekosten
Grundsätzlich gilt, dass Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten, die so gut wie ausschließlich beruflich veranlasst sind, steuerfrei erstattet werden können. Dabei können Fahrtkosten entweder in Höhe der tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen Fahrzeugkosten erstattet werden oder in Form von pauschalen Kilometersätzen. Die auf die betrieblich veranlassten Fahrten entfallenden Gesamtkosten des Privatfahrzeugs sind nur sehr aufwändig zu ermitteln, daher erfolgt die Erstattung in der Regel auf Grundlage des pauschalen Kilometersatzes. Dieser beträgt € 0,30 für jeden beruflich zurückgelegten Kilometer.

Bei den so genannten Einsatzwechseltätigkeiten alten Rechts konnten Fahrtkosten nur dann als Reisekosten erstattet werden, wenn die Entfernung zwischen Wohnung und auswärtiger Einsatzstelle mehr als 30 km betrug. Diese Einschränkung ist zum 01.01.2008 entfallen.

Verpflegungsmehraufwendungen können unverändert nur in Form von Pauschbeträgen steuerfrei erstattet werden. Die Verpflegungspauschbeträge richten sich nach der Dauer der Abwesenheit. Bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden sind € 24,00, bei mindestens 14 Stunden Abwesenheit € 12,00 und bei mindestens 8 Stunden Abwesenheit € 6,00 steuerfrei erstattungsfähig.

Hat der Arbeitnehmer während eines Zeitraums von (mindestens) drei Monaten an einer Arbeitsstätte des Arbeitsgebers gearbeitet, so ist zu beachten, dass nach Ablauf von drei Monaten Tätigkeit an einer Arbeitsstätte des Arbeitgebers eine steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen nicht mehr möglich ist. Ein nur gelegentliches Aufsuchen einer auswärtigen Tätigkeitsstätte führt jedoch nicht dazu, dass dort eine neue regelmäßige Arbeitsstätte begründet wird und die Drei-Monats-Frist zu beachten wäre. Dies gilt für den Fall, dass die auswärtige Tätigkeitsstätte vom Arbeitnehmer an nicht mehr als ein bis zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

Übernachtungskosten können entweder in Höhe der nachgewiesenen Kosten oder in Höhe eines Pauschbetrags von € 20,00 je Übernachtung im Inland bzw. bei Übernachtungen im Ausland mit länderweise unterschiedlichen Übernachtungspauschalbeträgen steuerfrei erstattet werden.

Für den Fall, dass der Arbeitgeber die tatsächlichen Aufwendungen für die Übernachtung steuerfrei erstatten möchte, ist die Vorlage von Einzelnachweisen (Hotel- und Pensionsrechnungen) erforderlich. Bei Erstattung im Rahmen der Pauschbeträge muss aufgrund der Entfernung oder anderer Belege glaubhaft dargelegt werden, dass eine Übernachtung stattgefunden hat.

Auch bei einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit über drei Monate hinaus können Übernachtungskosten ab dem Jahre 2008 in Höhe der nachgewiesenen Einzelbeträge bzw. der Pauschalen steuerfrei erstattet werden.

Soweit der Gesamtpreis des Hotels Unterkunft und Verpflegung beinhaltet und die Verpflegungskosten (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) nicht gesondert ausgewiesen sind, müssen die Übernachtungskosten pauschal gekürzt werden. Die Kürzung für Frühstück umfasst 20 %, für ein Mittag- und Abendessen 40 % des maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehrwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden. Der Kürzungsbetrag für das Frühstück beläuft sich somit auf 20 % von € 24,00 = € 4,80.

Anders verhält es sich, wenn der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer direkt eine Unterkunft einschließlich Frühstück in einem Hotel bucht. In diesem Fall ist die Übernachtung vom Arbeitgeber veranlasst und kann der Frühstücksanteil mit dem amtlichen Sachbezugswert (im Jahr 2008: € 1,50) erfasst werden, unabhängig davon, ob der Wert des Frühstücks einzeln auf der Rechnung ausgewiesen ist oder nicht. Wird als Beispiel ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber zu einer auswärtigen Tätigkeit entsandt und buchte der Arbeitgeber ein Hotelzimmer zu einem Gesamtpreis für Übernachtung inklusive Frühstück von € 150,00, stellt der Sachbezugswert des Frühstücks von € 1,50 einen lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil dar und ist dem steuerpflichtigen Arbeitslohn hinzuzurechnen. Andererseits könnte dem Arbeitnehmer die Verpflegungsmehraufwendungspauschale in Höhe von € 24,00 ungekürzt steuerfrei gezahlt werden.

Wir hoffen, dass Ihnen die vorstehenden Ausführungen einen hilfreichen Überblick über das neue Reisekostenrecht geben.

Bei Zweifelsfragen setzen Sie sich bitte gerne mit uns in Verbindung.

(Redaktion: Neulken & Partner)

Sonderinformation: Neues Reisekostenrecht

1. Allgemein
Die Finanzverwaltung hat auf die sich fortentwickelnde Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs bezüglich der Reisekosten von Arbeitnehmern reagiert und in den Lohnsteuer-Richtlinien 2008 das steuerliche Reisekostenrecht neu geordnet. Die Reform der Richtlinien ist zum 01.01.2008 in Kraft getreten und betrifft Unternehmen, die ihren Arbeitnehmern Reisekosten erstatten.

2. Begriff der Reisekosten
In der Vergangenheit differenzierte die Finanzverwaltung die Reisetätigkeiten nach Dienstreise, Einsatzwechsel- und Fahrtätigkeiten. Diese Differenzierung ist seit dem 01.01.2008 aufgehoben. Die Finanzverwaltung hat die vorgenannte Differenzierung zwischen den Unterarten der Reisetätigkeiten ab dem Jahr 2008 aufgegeben und geht nunmehr von einem einheitlichen Begriff der beruflichen Auswärtstätigkeit aus. Die Höhe und Dauer des steuerfreien Reisekostenersatzes hängt deshalb auch nicht mehr davon ab, welche Art der beruflichen Auswärtstätigkeit der Arbeitnehmer durchführt. Nach der Definition in R 9.4 Abs. 1 LStR 2008 gilt: „Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen“. Im Fokus der Prüfung, ob Reisekosten vorliegen, steht also die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Ab dem 01.01.2008 gelten einheitliche Grundsätze für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen, Fahrt- und Übernachtungskosten.

3. Wegfall der Drei-Monats-Frist
Der Bundesfinanzhof hatte in seiner Rechtsprechung die Auffassung der Finanzverwaltung, wonach die auswärtige Tätigkeitsstätte durch bloßen Zeitablauf von drei Monaten zur weiteren regelmäßigen Arbeitsstätte des Arbeitnehmers wird, verworfen. Dem hat sich die Finanzverwaltung nunmehr angeschlossen und in R 9.4 Abs. 2 Satz 1 LStR 2008 den Begriff der „vorübergehenden Abwesenheit“ aufgenommen. Damit wurde die Grundlage für eine Neuregelung geschaffen, wonach auch bei längerfristigen Beschäftigungen an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte diese Tätigkeitsstätte nach Ablauf von drei Monaten nicht zur (neuen) regelmäßigen Arbeitsstätte des Arbeitnehmers wird. Lediglich für die Verpflegungsmehraufwendungen hält die Finanzverwaltung noch an der Drei-Monats-Regelung fest. Nach Ablauf von drei Monaten Tätigkeit an einer auswärtigen Beschäftigungsstelle können keine Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstattet werden.

4. Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte
Nach R 9.4 Abs. 3 Satz 1 LStR 2008 stellt den ortsgebundenen Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers seine regelmäßige Arbeitsstätte dar, unabhängig davon, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Maßgeblich ist folglich, dass der Arbeitnehmer einer ortsfesten und dauerhaften betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers zugeordnet wird und er diese mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht. Art und (zeitlicher) Umfang sowie Inhalte der an der regelmäßigen Arbeitsstätte ausgeübten Tätigkeit sind nicht mehr maßgebend.

Die Frage, wann die Tatbestandsvoraussetzung des „Aufsuchens des Betriebes mit einer gewissen Nachhaltigkeit“ vorliegt, wird durch die Vereinfachungsregelung nach R 9.4 Abs. 3 Satz 4 LStR 2008 beantwortet. Vom Vorliegen einer regelmäßigen Arbeitsstätte ist hiernach dann auszugehen, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer im Kalenderjahr durchschnittlich an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird.

Nach der neuen Rechtslage verhält es sich also so, dass es für das Vorliegen einer regelmäßigen Arbeitsstätte für einen Außendienstmitarbeiter bereits ausreicht, wenn dieser lediglich einmal in der Woche den Betrieb nur kurz aufsucht, um dort Weisungen oder betriebliche Unterlagen entgegenzunehmen. Ein ganztägiger Verbleib ist nicht erforderlich.

Der inhaltlich erheblich erweiterte Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte führt andererseits dazu, dass bisher keiner regelmäßigen Arbeitsstätte zuzuordnende Mitarbeiter nunmehr ebenfalls über eine regelmäßige Arbeitsstätte verfügen. Als Beispiel sei ein Bauleiter genannt, der ausschließlich auswärtige Baustellen betreut und höchstens für kurze Besprechungen einmal in der Woche ein bis zwei Stunden in der Betriebsstätte des Arbeitgebers verweilt. Trotz dieser nur kurzen Verweildauer begründet diese nach der neuen Richtlinienregelung das Vorhandensein einer regelmäßigen Arbeitsstätte mit der Folge, dass im Zusammenhang mit der Firmenwagenbesteuerung ab dem Jahre 2008 auch ein geldwerter Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte anzusetzen ist. Würde umgekehrt der Bauleiter nur alle zwei bis drei Wochen den Betrieb des Arbeitgebers aufsuchen, begründet dies nach neuer Rechtslage keine regelmäßige Arbeitsstätte mit der weiteren Folge, dass im Zusammenhang mit den Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb kein geldwerter Vorteil entstehen kann.

Die Vereinfachungsregelung stellt auf die durchschnittliche Zeitdauer von einem Arbeitstag je Arbeitswoche im Kalenderjahr ab. Unter Berücksichtigung der üblichen Urlaubswochen und sonstigen Fehlzeiten führt eine zusammenhängende Tätigkeit des Arbeitnehmers im Betrieb des Arbeitgebers von mehr als 46 Arbeitstagen in einem zeitlichen Zusammenhang folglich zur Begründung der regelmäßigen Arbeitsstätte, selbst wenn er im Anschluss die restliche Zeit des Kalenderjahres überhaupt nicht mehr an der Betriebsstätte des Arbeitgebers tätig wird.

Ein Arbeitnehmer kann auch mehrere regelmäßige Arbeitsstätten haben, so zum Beispiel der Bezirksdirektor einer Versicherung, der mehrere Filialen und Niederlassungen betreut. Hält sich der Bezirksdirektor in den von ihm betreuten Niederlassungen mit einer gewissen Nachhaltigkeit regelmäßig auf, zum Beispiel an ein bis zwei Tagen in der Niederlassung A und an zwei bis drei Tagen in der Niederlassung B, so stellen diese Niederlassungen seine regelmäßigen Arbeitsstätten dar. Ein steuerfreier Reisekostenersatz ist für ihn insoweit nicht möglich. Die Fahrten zwischen Wohnung und der jeweiligen Niederlassung stellen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dar.

Für die Frage nach dem Vorliegen der regelmäßigen Arbeitsstätte kommt es nicht darauf an, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Nach R 9.4 Abs. 3 Satz 1 LStR 2008 ist die regelmäßige Arbeitsstätte der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers unabhängig davon, ob es sich dabei um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Mitarbeiter eines Arbeitnehmerüberlassungsunternehmens (Zeitarbeitsunternehmen) unterhalten eine regelmäßige Arbeitsstätte dort, wo die jeweilige Tätigkeit des Arbeitnehmers auf Dauer angelegt ist. Für Berufskraftfahrer gilt, dass deren regelmäßige Arbeitsstätte der Betrieb des Arbeitgebers oder dessen betriebliche Einrichtung (Fuhrparkhof, Garagengebäude) darstellt.

5. Erstattungsfähige Reisekosten
Grundsätzlich gilt, dass Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten, die so gut wie ausschließlich beruflich veranlasst sind, steuerfrei erstattet werden können. Dabei können Fahrtkosten entweder in Höhe der tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen Fahrzeugkosten erstattet werden oder in Form von pauschalen Kilometersätzen. Die auf die betrieblich veranlassten Fahrten entfallenden Gesamtkosten des Privatfahrzeugs sind nur sehr aufwändig zu ermitteln, daher erfolgt die Erstattung in der Regel auf Grundlage des pauschalen Kilometersatzes. Dieser beträgt € 0,30 für jeden beruflich zurückgelegten Kilometer.

Bei den so genannten Einsatzwechseltätigkeiten alten Rechts konnten Fahrtkosten nur dann als Reisekosten erstattet werden, wenn die Entfernung zwischen Wohnung und auswärtiger Einsatzstelle mehr als 30 km betrug. Diese Einschränkung ist zum 01.01.2008 entfallen.

Verpflegungsmehraufwendungen können unverändert nur in Form von Pauschbeträgen steuerfrei erstattet werden. Die Verpflegungspauschbeträge richten sich nach der Dauer der Abwesenheit. Bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden sind € 24,00, bei mindestens 14 Stunden Abwesenheit € 12,00 und bei mindestens 8 Stunden Abwesenheit € 6,00 steuerfrei erstattungsfähig.

Hat der Arbeitnehmer während eines Zeitraums von (mindestens) drei Monaten an einer Arbeitsstätte des Arbeitsgebers gearbeitet, so ist zu beachten, dass nach Ablauf von drei Monaten Tätigkeit an einer Arbeitsstätte des Arbeitgebers eine steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen nicht mehr möglich ist. Ein nur gelegentliches Aufsuchen einer auswärtigen Tätigkeitsstätte führt jedoch nicht dazu, dass dort eine neue regelmäßige Arbeitsstätte begründet wird und die Drei-Monats-Frist zu beachten wäre. Dies gilt für den Fall, dass die auswärtige Tätigkeitsstätte vom Arbeitnehmer an nicht mehr als ein bis zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

Übernachtungskosten können entweder in Höhe der nachgewiesenen Kosten oder in Höhe eines Pauschbetrags von € 20,00 je Übernachtung im Inland bzw. bei Übernachtungen im Ausland mit länderweise unterschiedlichen Übernachtungspauschalbeträgen steuerfrei erstattet werden.

Für den Fall, dass der Arbeitgeber die tatsächlichen Aufwendungen für die Übernachtung steuerfrei erstatten möchte, ist die Vorlage von Einzelnachweisen (Hotel- und Pensionsrechnungen) erforderlich. Bei Erstattung im Rahmen der Pauschbeträge muss aufgrund der Entfernung oder anderer Belege glaubhaft dargelegt werden, dass eine Übernachtung stattgefunden hat.

Auch bei einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit über drei Monate hinaus können Übernachtungskosten ab dem Jahre 2008 in Höhe der nachgewiesenen Einzelbeträge bzw. der Pauschalen steuerfrei erstattet werden.

Soweit der Gesamtpreis des Hotels Unterkunft und Verpflegung beinhaltet und die Verpflegungskosten (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) nicht gesondert ausgewiesen sind, müssen die Übernachtungskosten pauschal gekürzt werden. Die Kürzung für Frühstück umfasst 20 %, für ein Mittag- und Abendessen 40 % des maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehrwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden. Der Kürzungsbetrag für das Frühstück beläuft sich somit auf 20 % von € 24,00 = € 4,80.

Anders verhält es sich, wenn der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer direkt eine Unterkunft einschließlich Frühstück in einem Hotel bucht. In diesem Fall ist die Übernachtung vom Arbeitgeber veranlasst und kann der Frühstücksanteil mit dem amtlichen Sachbezugswert (im Jahr 2008: € 1,50) erfasst werden, unabhängig davon, ob der Wert des Frühstücks einzeln auf der Rechnung ausgewiesen ist oder nicht. Wird als Beispiel ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber zu einer auswärtigen Tätigkeit entsandt und buchte der Arbeitgeber ein Hotelzimmer zu einem Gesamtpreis für Übernachtung inklusive Frühstück von € 150,00, stellt der Sachbezugswert des Frühstücks von € 1,50 einen lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil dar und ist dem steuerpflichtigen Arbeitslohn hinzuzurechnen. Andererseits könnte dem Arbeitnehmer die Verpflegungsmehraufwendungspauschale in Höhe von € 24,00 ungekürzt steuerfrei gezahlt werden.

Wir hoffen, dass Ihnen die vorstehenden Ausführungen einen hilfreichen Überblick über das neue Reisekostenrecht geben.

Bei Zweifelsfragen setzen Sie sich bitte gerne mit uns in Verbindung.

(Redaktion: Neulken & Partner)